Какие документы нужно собирать и что будет, если этого не делать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужно собирать и что будет, если этого не делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Первичные учетные документы — это документы, которые фиксируют факты хозяйственной деятельности организации. Они используются для составления бухгалтерской отчетности и должны содержать информацию о каждом документе, который связан с финансовыми операциями.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

ФСБУ 27/2021 ввёл новый порядок хранения первичных документов бухгалтерского учёта. По новым правилам бухгалтерский архив ведётся организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Как правильно заполнять первичные учетные документы

Шаг 1: Внимательно ознакомьтесь с инструкцией по заполнению документа. Это позволит избежать ошибок и снизить вероятность возникновения проблем в дальнейшем. Инструкция по заполнению обычно приводится в правой части документа.

Шаг 2: Введите данные в соответствующие поля. При заполнении первичных учетных документов важно следить за правильностью ввода данных, допустимости значений и соответствием информации фактическому состоянию дел. Не оставляйте поля без заполнения, если это не предусмотрено инструкцией.

Шаг 3: Подписывайте документ правильно. Подписание документа является доказательством согласия со всей информацией, указанной в нем. Внимательно проверьте ФИО и должность подписывающего лица, указанные в соответствующих полях. При необходимости, укажите причину подписи в дополнительных полях.

Шаг 4: Сохраняйте документы в соответствии с правилами хранения. Важно, чтобы документы не потерялись и были доступны в случае необходимости. Не храните первичные учетные документы вместе с другими документами, не относящимися к учету, и не выкидывайте их без особой необходимости.

Первичные документы бухгалтерского учёта: перечень

Можно указать лишь примерный список ПБД, так как он законодательно нигде не определён. Его можно устанавливать и изменять по своему усмотрению. Наиболее распространёнными первичными документами считаются:

• счёт на оплату;
• платёжное поручение;
• товарная, транспортная, товарно-транспортная накладная;
• универсальный передаточный документ (УПД);
• кассовый, товарный чек;
• бланк строгой отчётности (БСО);
• акт выполненных работ;
• расчётно-платёжная ведомость;
• акты приёма-передачи, списания ОС;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• авансовый отчёт;
• бухгалтерская справка.

Некоторые специалисты относят договоры и счёт-фактуры к первичным документам. Но это не совсем правильно:

• договор не указывает на факт хозяйственной операции, а фиксирует только намерения;
• счёт-фактура применяется в налоговом учёте для отражения НДС к уплате или к зачёту. К тому же выписывается с отсрочкой в 5 дней. Вместо счёта-фактуры можно использовать УПД, который считается полноценным первичным документом.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
• текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Примеры, что относится к первичным документам бухгалтерского учета:

• Товарные накладные, отражающие, какие товары, материальные ценности одна организация передает другой. Их обязательно оформляют в двух экземплярах, и подписывают эти документы обе стороны сделки. Если компания использует печати, их нужно проставить на этих документах.
• Акты сдачи-приемки. Эти документы составляют после выполнения работ или услуг, они призваны подтвердить, что сторона сделки получила услуги и их результат соответствует договору. До подписания акта работы не считают официально завершенными.
• Расчетно-платежные ведомости и другие виды бумаг, которые подтверждают факт выплаты сотрудникам зарплаты, премий, больничных.
• Кассовые документы. Это отдельная категория первичной документации, которая охватывают приходные и расходные ордеры, платежные поручения, авансовые отчеты и прочее.

Как наличие первичных документов влияет на налоги и дивиденды

Немного аббревиатур на всякий случай. УСН — упрощённая система налогообложения. ОСНО — общая система налогообложения. Те, кто её применяет, выставляют счета с НДС — налогом на добавленную стоимость.

ИП на УСН «доходы» и патенте — в этом случае первичные документы на налог не влияют. Для всех остальных это очень важно, потому что если документов нет, то налоги будут больше, а дивиденды заплатить не получится.

ООО на УСН «доходы»: для расчёта налогов первичные документы тоже не важны, но они влияют на учёт и отчётность. Например, если у покупателя нет накладной, то считается, что поставщик должен деньги. В этом случае расходы покупателя не учитываются, а баланс получается недостоверный. Если он при этом ещё и убыточный, то выплатить дивиденды не получится. Про кредит тоже можно забыть: банк не одобрит, опытный специалист такой проблемный баланс увидит сразу. Для других систем налогообложения это тоже справедливо.

ООО на УСН «доходы минус расходы»: обычно, чем больше расходов подтверждено документально, тем меньше будет налог. Исключением является ситуация, когда расходы больше доходов. В этом случае отчётный период закрывается с убытком, но налог всё равно будет — 1 процент от доходов.

Спешим предостеречь тех, кто решит не запрашивать у поставщиков часть закрывающих документов, чтобы доходы и расходы были равны. Во-первых, не будем забывать про баланс, во-вторых, заплатить всё равно придётся. Закон требует сравнивать проценты от разницы доходов и расходов и 1 процент от доходов — и платить ту сумму, которая больше. Но даже если расходы объективно больше доходов и год получается убыточный, то собирать документы всё равно стоит — часть убытка можно перенести на следующий год. И уже в следующем году заплатить меньше налогов.

ООО и ИП на ОСНО: чем больше документов, тем лучше. Тут без вариантов, всё должно подтверждаться документально и в случае НДС, и в случае налога на прибыль. Кроме того, именно в данном случае налоговая чаще всего проводит встречные проверки, то есть сверяет список счетов-фактур, которые показали вы и ваш поставщик. Это происходит в автоматическом режиме. Расхождение находится просто, и если ваш поставщик не указал счёт-фактуру, который указали вы, то налоговая запросит этот документ у вас. Но если у вас его нет, то это проблема. Стоит приготовиться к неприятным вопросам и штрафам.

Заключение: что нужно знать о «первичке» и почему это важно

Подведём итоги, что важно знать о первичных документах в 3-х пунктах:

1. Они должны оформляться сразу при совершении хозяйственной операции или непосредственно после неё.
2. Информация из первичного документа должна поступить в так называемые учётные регистры (карточка учета ОС, кассовая книга и т. д.).
3. Первичные документы нужно хранить не менее 5 лет, и даже после 5 лет, если не были проверены.
4. Налоговики могут изменять размер налогов, если документов нет, они оформлены неправильно.
5. Форму «первички» можно определять самим, но руководствоваться требованиями к реквизитам или использовать унифицированные стандарты.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Трудности перевода «первички»

По общему правилу, документы должны составляться на русском языке. Если это не так, нужно делать построчный перевод первичного документа. Однако это требование не относится к фирменному наименованию товара. Ведь если перевести его на русский язык, тем самым можно нарушить права лицензионного правообладателя.

Так что перевод иностранный «первички» на русский язык порой может быть неуместен. Однако при этом следует выполнить такое условие: из документов, сопровождающих сделку в совокупности, должно следовать, что расходы были понесены.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 18.05.2017 № 03-01-15/30422;
• постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК.

Вопрос 5: Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?

В первичном учетном документе исправления допускаются.

Исправление должно быть подкреплено датой исправления, а также подписями лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов. В случае указания неверных сведений, их нужно перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные сведения. Около каждого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить», с датой и подписями.

6 типичных ошибок в первичной документации:

1. Использование на предприятии форм первичных документов, не утвержденных приказом по учетной политике.
2. Отсутствие в документах обязательных реквизитов.
3. Отсутствие утвержденного руководителем организации списка лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
4. Ошибки в расчетах.
5. Пустые строки. В случае отсутствия данных необходимо ставить прочерк, оставлять строки пустыми запрещено.
6. Неправильное исправление ошибок в первичных документах.

Возможность обмена документами с контрагентами

Любой факт хозяйственной деятельности субъекта регистрируется с помощью первичного учетного документа. Он должен включать обязательные реквизиты (ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ можно зарегистрировать двумя способами:

• в обычном бумажном виде;
• в электронном виде с подписью ЭЦП.

При работе с бумажными первичными документами часто возникают ситуации, когда они поступают несвоевременно или их вообще нет. Также возможны ошибки в оформлении или представление в виде сканированных копий. В этом случае бухгалтер должен найти первичные документы, а при наличии ошибок привести документацию в надлежащий вид. В основном этот момент касается первички, поступающей от контрагентов — поставщиков, покупателей, исполнителей.

Если первичный учетный документ создается в электронном виде в программе 1С, то он полностью соответствует требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет такие преимущества:

• сокращение времени на обмен документами;
• отсутствие необходимости вносить информацию в программу вручную;
• снижение ошибок из-за исключения человеческого фактора;
• сокращение времени на обработку документов;
• сокращение времени на подготовку и отправку документации в ИФНС;
• уменьшение затрат на бумажный документооборот (зарплата, расходные материалы, бумага);
• отсутствие необходимости вести бумажный архив;
• возможность ведения электронного архива с периодическим созданием копии;
• возможность контролировать статусы документооборота (ожидается подтверждение, ожидается исправление, ЭДО завершен);
• возможность подписания сразу группы документов с помощью ЭЦП;
• высокая безопасность и конфиденциальность электронного документооборота.

Виды первичных документов

Всю «первичку» можно разделить на несколько групп по различным классификационным признакам. Это:

• По назначению. В этом разделе выделяют: распорядительные (доверенности, платёжки), исполнительные (ведомости, акты), бухгалтерского оформления (ведомости о выплате зарплаты, справки, расчётные листки), комбинированные (РКО и ПКО, авансовые отчёты). Отдельной группой идут бланки строгой отчётности – это книжки с квитанциями, прочее. Не каждое предприятие обязано иметь БСО, но если они присутствуют и ими пользуются, нужно вести строгий их учёт;
• По объёму тех сведений, которые содержатся в документе. Сюда входят простые первичные и сводные первичные. Это кассовая документация и кассовые отчёты. Последние формируются на основании первых;
• По тому, как документ отражает финансовую операцию. Здесь разовые и накопительные;
• По месту составления – внутренние (они оформляются внутри предприятия) и внешние (получаемые от контрагентов).

Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов

Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.

В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.

Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

1. Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
2. Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.

Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

1. Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
2. Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
3. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.

Главные бухгалтеры в свою очередь:

1. Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
2. Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
3. На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.

Не повторяйте чужих ошибок

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов. Услуга «Процессинг» входит в комплексное бухгалтерское обслуживание клиентов.

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Чтобы лучше разобраться с тем, первичка в бухгалтерии что это и для облегчения работы с ней, было принято ввести классификацию и условно разделить ее на следующие виды:

• по назначению;
• по содержащимся в них сведениям;
• по месту составления;
• по способу отражения операций;
• по способу обработки.

По своему назначению делятся на:

1. Распорядительные. Заключают в себе распоряжения о необходимости совершения каких-либо действий.
2. Исполнительные. Подтверждают произведенную операцию и служат основанием для ее отражения в бух учете. К ним относятся приходно-кассовые ордера, акты о завершении строительства, накладные на выдачу материальных.
3. Бухгалтерского оформления. Используются для обеспечения, сокращения, упорядочения и подготовки учетных записей. Также позволяют подготовить исполнительные и распорядительные документы для отражения их в бухгалтерском учете. Это могут быть платежно-расчетные ведомости, бухгалтерские справки, накопительные ведомости.
4. Комбинированные. Итоговые документы, несущие в себе исполнительные, распорядительные и бухгалтерского оформления. На их основании оформляются накладные, а также приходно-расходные кассовые ордера.
5. Строгой отчетности. Бланки, отпечатанные в типографии. На них должны быть указаны название фирмы, в которой они были изготовлены, ее адрес, номер заказа, дата выполнения, тираж по количеству экземпляров. В компаниях могут использоваться бланки удостоверений, квитанций, дипломов, билетов.

По содержащимся в них сведениям делятся на:

1. Первичные. Несут в себе информацию о произведенных хозяйственных операциях. К ним относятся накладные, акты списания ОС, приходно-расходные кассовые ордера.
2. Сводные первичные. Их еще называют вторичными. Служат для обобщения данных, содержащихся в первичных документах. Это могут быть отчеты кассира, о движении материальных ценностей, различные ведомости.

По месту составления подразделяется на:

1. Внешние. Полученные от сторонних предприятий. Это могут быть банковские выписки, товарно-транспортные накладные.
2. Внутренние. Оформленные самой компанией, такие как платежные ведомости, приходные и расходные ордера, описи инвентаризации.

Похожие записи:

• Декретный отпуск: как рассчитать, оформить и получить выплаты
• Маткапитал-2023: как потратить ₽779 тыс. на улучшение жилищных условий
• Практические рекомендации как доказать отцовство и подать на алименты