Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга регистрации трудовых договоров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) не предполагает вышеописанных трудовых отношений, что снимает с работодателя бремя ответственности за сотрудника. Он заключается для возмездного оказания конкретной услуги или выполнения работ (подряда) с конкретным результатом.
Что такое ГПХ и в чём его отличия от трудового договора
В первом случае в нём определяется объём и специфика услуг — например, представительство в суде, репетиторские услуги для сдачи ЕГЭ. В таком договоре указывают срок оказания услуг, размер вознаграждения и условия его выплаты: с авансом или без, сразу по окончании работ или по прошествии какого-то времени. Договор подряда с физлицом предполагает разовое изготовление какого-то изделия, ремонт вещи или помещения.
Где бесплатно заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.
Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:
- 1 — номер регистрации трудового договора;
- 2 — дата заключения;
- 3 — номер договора;
- 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
- 5 — должность работника;
- 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
- 7 — срок действия договора;
- 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
- 9 — допсоглашения к договору;
- 10 — примечания.
Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.
Для чего нужен Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета трудовых договоров фиксирует все заключенные организацией трудовые соглашения с сотрудниками. Законодательство не обязывает работодателей вести такую книгу, поэтому целесообразность создания документа определяется самостоятельно. Например, индивидуальному предпринимателю с 4 сотрудниками такой журнал не принесёт никакой реальной пользы. Напротив, большому предприятию с 500 работниками данная книга поможет эффективнее контролировать документооборот, быстрее находить информацию о каждом контракте, а также анализировать текучку кадров. Регистрацией сведений в журнале, как правило, занимаются сотрудники отдела кадров или делопроизводитель.
Допускается фиксировать все договоры в одной книге или завести разные журналы для срочных и бессрочных контрактов.
Книга регистрации трудовых контрактов может помочь при проверках контролирующих органов, например, трудовой инспекции. Документ подтвердит, что отношения со всеми работниками оформлены официально, работодатель не нарушает законодательство и не содержит штат «серых» сотрудников.
Где бесплатно скачать образец журнала
Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:
- номер по порядку;
- дата заключения трудового договора;
- номер договора;
- персональные данные лица;
- профессия (должность);
- структурное подразделение предприятия;
- дата заключения договора;
- дата расторжения;
- характер деятельности работника;
- дополнительные соглашения;
- примечания.
Например, он может выглядеть так:
|
№ п/п |
Дата заключения трудового договора |
Номер договора |
ФИО сотрудника |
Структурное подразделение предприятия |
Дополнительные соглашения |
Примечания |
|
1 |
10.09.2020 |
159 |
Иванов Петр Сидорович |
Гараж |
Договор заключен на неопределенный срок |
Правила ведения журнала
Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.
Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.
Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.
На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.
Назначение и виды документа
Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:
- систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
- быстро найти нужный документ;
- узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
- вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.
Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:
- Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
- Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.
Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.
На практике различают несколько разновидностей журналов:
- по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
- по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
- по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).
Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.
Как нумеровать трудовые договора с нового года
Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов.
О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.
Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи.
Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г.Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.
Нумерация трудовых договоров в организации: правила оформления
Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию. Это касается и кадровой работы.
На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.
Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.
В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.
Где купить книгу учета трудовых договоров?
Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме.
Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей. Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.
Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.
Предыдущая статья: Расчет пени по ставке рефинансирования Следующая статья: Самый прибыльный бизнес в России
Никаких принципиальных требований нет. Но основные правила для журнала все же имеются:
- обложка предпочтительно произведена из жесткого материала или полужесткая
- обязательно оформить титульный лист, на котором стоят две даты: начало ведения документа и дата последней записи в данной книге, полное название компании-работодателя
- первый лист остается пустым или на нем пишется образец заполнения
- все страницы нумеруются
- записи ведутся в табличном виде
- на последней странице указывается день, месяц и год, когда произведена последняя запись и журнал сдан в архив
- после этого документ прошивают и сдают на хранение
При составлении журнала на титульнике требуется зафиксировать данные руководителя. Типовые графы во всех журналах данного типа одинаковые, но могут быть дополнительные, в зависимости от кадровой специфики предприятия.
Внесение изменений в документ
Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал
. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.
Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.
Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.
Обязан ли работодатель вести журнал регистрации трудовых договоров?
Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.
В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.
Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.
Нумерация трудового договора с нового года
Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи. Наступление нового года знаменуется для делопроизводства началом нового отсчета. При этом возникает вопрос, необходимо ли начинать нумерацию трудовых договоров с нового года?
Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или дополнительному соглашению свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с документами, а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.
На практике нумерация помогает вести учет трудовых договоров и других соглашений, которые были оформлены в организации и как следствие — упрощенный поиск этих документов в кадровом отделе или архиве фирмы.