Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.

Основные моменты перехода на онлайн-кассу

Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с новым законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.

На сайте Налоговой службы также можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.

После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой или модернизированной ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.

Интернет-регистрация в налоговой

Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.

Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

ККТ как основное средство

Если касса ставится на учет как ОС, то в затраты включаются все фактические расходы организации (без НДС) на приобретение аппарата:

• стоимость ККТ, ФН и кода активации ОФД;
• затраты на доставку и установку;
• стоимость услуг по вводу в эксплуатацию.

ККТ может быть отнесена к основным средствам при соблюдении следующих условий:

• не предназначена для дальнейшей перепродажи;
• использоваться будет не менее 12 месяцев;
• экономическая выгода (доход) от применения ККТ.
• стоимость расходов на все оборудование свыше 40 000 рублей.

ККТ, принятая к учету в качестве основных средств, отражается на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Сформированную первоначальную стоимость объектов основных средств, принятых в эксплуатацию, списывают в дебет счетов 01 «Основные средства». В этом случае стоимость техники погашается посредством начисления амортизации.

Всегда ли это требуется

Да, если вы приобрели соответствующее оборудование и собираетесь его использовать, то автоматически подпадаете под действие ФЗ № 54, последняя редакция которого проводилась 08 марта 2015 года. В соответствии с законом вы просто обязаны поставить купленную машину на учет, чтобы в дальнейшем легально ее использовать.

Поэтому вопрос стоит лишь в том, как нужно регистрировать кассовый аппарат в налоговой, и в каком формате это осуществить, а не в том, делать ли вообще.

Важный совет: если характер деятельности позволяет работать без рассматриваемого устройства, то вместо него лучше сразу заказать ЧМП. На практике печатание чеков окажется менее затратным, ведь не придется тратиться на техническое обслуживание, на замену ЭКЛЗ через каждые тринадцать месяцев, на ежеквартальное опломбирование, на регулярное освидетельствование. Все это выливается в сумму до 20 тысяч рублей ежегодно.

Причины отказа в постановке оборудования на учет

В абсолютном большинстве случаев они заключаются в рядовых нарушениях: допустим, не выдержан порядок регистрации кассового аппарата (ККМ, ККТ) в налоговых органах или не соблюдены сроки подачи документов, или предоставлены не все бумаги. Именно поэтому стоит очень внимательно относиться к вопросам заполнения полей и проверять, что вы вписываете и подаете, прежде чем жать на кнопки.

Кроме того, в ряде ситуаций ФНС может снять прибор с учета. Это происходит при закрытии юрлица, при его переоформлении, при переходе на обслуживание в другую инспекцию (это называется «смена местонахождения»). Все подобные процедуры стандартные, проводятся достаточно быстро и не доставляют пользователям особых хлопот.

Как подать заявление о регистрации ККТ в налоговой

Подать заявление о регистрации контрольно-кассового устройства онлайн можно через личный кабинет на портале ФНС. Для выполнения процедуры в удаленном формате необходимо получить учетную запись, авторизоваться в личном кабинете и перейти к опции “Учет ККТ”.

• Следующим шагом будет переход к команде “Зарегистрировать ККТ” с выбором ручной настройки параметров.
• В открытой форме заявке нужно заполнить все графы.
• Адрес установке следует выбрать из списка ФИАС. Это будет место размещения контрольно-кассового аппарата. При отсутствии хотя бы одного элемента адреса в системе ФИАС (например, улицы) регистрация будет невозможна.
• Наименование торговой точки и ее тип указываются в графе “ Место установки”. При размещении ККТ в транспортном средстве, указываются его марка и модель. В процессе заполнения нужно будет указать модель устройства. Наименование нужно будет выбрать из предложенного списка.
• Модель и серийный номер фискального накопителя указываются на упаковке. Система налоговой службы проверит информацию о наличии такого номера в базе и установит, что данная позиция не закреплена за другими налогоплательщиками.
• ОФД выбирается из предложенного списка. Информация об ИНН оператора устанавливается автоматически.

Если использование контрольно-кассового устройства сопровождается одним из нижеуказанных параметров, необходимо проставить галочки рядом с пунктом:

• Автономная работа без подключения к сети.
• Реализация лотерейных билетов.
• Прием ставок и выплата выигрышей.
• Торговля в разнос или развоз.
• Использование кассы в составе вендингового аппарата.
• Расчетные операции через Интернет.
• Операции с подакцизными товарами.

Кому не нужен ККТ для ИП

Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.

Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.

От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:

• продажа бумажных газет и журналов в киосках;
• питание в образовательных учреждениях;
• реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
• продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
• торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
• услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
• бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
• продажа бахил в розницу и др.

Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:

• некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
• предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.

Перерегистрация кассы

Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.

Существует несколько причин для этого:

• Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
• Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
• Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.

Расчет стоимости услуг по регистрации ККТ

(при покупке кассы у нас — скидка на услуги)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) Есть Нет, но хотите получить Нет Квалифицированный сертификат ЭП Х 1500 руб. — за 1 день Х Регистрация ККТ — заполнение и подача заявления в ФНС, активация ФН, настройка связи с ОФД 2000 руб. — за 1 день 4000 руб. — за 2-3 дня
5000 руб. — за 1 день Выезд сотрудника (при необходимости) 2000 руб. 2500 руб. 500 руб. Обучение-инструктаж по работе с новой ККМ Бесплатно — в нашем офисе
или
1500 руб. — с выездом на место установки ККТ Услуги оператора фискальных данных (ОФД) по хранению и передаче данных в ФНС в течении 1 года

2500 руб.

Создание личного кабинет на сайте ОФД, подключение ККТ в ЛК на сайте ОФД

Бесплатно

Программирование до 20 наименований товаров/услуг во внутренней базе автономной ККТ

Бесплатно

Доставка кассовых аппаратов и документов после регистрации (при необходимости)

Бесплатно

Перерегистрация онлайн-кассы

Перерегистрировать ККТ необходимо при каждом изменении сведений, которые указаны в регистрационной карточке — место проживания владельца, номера ФН (при его замене), при гарантийной замене кассового аппарата и т.д.

Есть два варианта перерегистрации ККТ:

• без замены ФН;
• с заменой ФН.

Требования к кассовым аппаратам

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.

Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:

• иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
• обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
• обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• эксплуатироваться в фискальном режиме;
• регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
• быть исправной;
• обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
• соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
• иметь паспорт установленного образца;
• иметь идентификационный знак установленного образца;
• иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
• иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.

Перерегистрация ККТ: разные способы

Сначала разберем вариант «без замены». Оставить работающий накопитель можно, если данные, которые были указаны при регистрации изменились. К примеру: изменился ОФД, месторасположение торговой точки и тд.

Проще говоря, необходимо, чтобы в кассовом оборудовании и в карточке, которую оформляют налоговые инспекторы, была идентичная, актуальная информация.

Для осуществления перерегистрации «без замены» предпринимателю следует направить заявление в налоговую инспекцию, воспользовавшись ЛК. Прописываем в нем новые параметры, заверяем их электронной подписью, ждем, когда специалисты выдадут новый документ.

Важно! Использовать данный метод невозможно когда меняются ИНН владельца и регистрационный номер ККТ.

Вариант «с заменой». Этот вариант подходит, когда срок службы фискального накопителя подходит к концу или уже истек. Что необходимо сделать в этом случае: в личном кабинете проходим в раздел «Учет контрольно-кассовой техники», жмем на данные кассы, которую нужно переоформить. Выбираем «перерегистрировать» и приступаем к заполнению заявления. Обязательно пропишите причину — замена ФН.

Процесс регистрации ККТ подготовка документов

Чтобы поставить на учет кассовый аппарат, индивидуальному предпринимателю нужно обратиться в налоговый орган по месту жительства. Юридическому лицу следует зарегистрировать документы в отделении по месту нахождения организации. В случае, когда у компании имеются отделения в разных районах или городах, каждый кассовый аппарат регистрируется в налоговом органе по местонахождению точки или офиса.

Предоставляется следующий пакет документов:

1. Заявление по унифицированной форме.
2. Паспорт ККТ, который выдается при приобретении кассового аппарата.
3. Договор о техническом обслуживании, который заключается либо с поставщиком, либо с уполномоченной фирмой.

По закону инспектор не вправе требовать от предпринимателя документы сверх этого перечня. Но на практике иногда просят предоставлять дополнительные бланки. Чтобы избежать недоразумений и потерь времени, рекомендуется уточнить в местном отделении налоговой службы, какой перечень бумаг нужен для регистрации. В частности, от индивидуального предпринимателя могут потребовать документ, удостоверяющий личность. От представителя ООО ожидается, что он предъявит решение о передаче ему полномочий по работе с налоговой инспекцией.

Каким требованиям должен соответствовать аппарат

Чтобы контрольно-кассовую технику можно было зарегистрировать и использовать во время расчетов, она должна отвечать ряду требований.

1. Конкретная модель должна быть включена в Государственный реестр. Убедиться в том, что она туда включена, можно в центре технического обслуживания.
2. Аппарат печатает чеки на кассовой ленте, в них содержатся полные реквизиты точки, где проведен расчет.
3. Сделки фиксируются в фискальной памяти, не требующей подключения к источнику питания.
4. Фискальная память может содержать реквизиты торгового павильона.
5. Наличие часов в соответствии с утвержденным образцом.
6. Пакет документов: технический паспорт, значки, пломба, поставленная при проверке.
7. Исправность, что подтверждается во время осмотра.

Регистрация кассового аппарата в налоговой инспекции

В законодательстве прописан порядок регистрации и список необходимых документов. Но периодически, организациям предъявляют дополнительные требования. Для того, чтобы документы были собраны в надлежащем виде, лучше обратиться в налоговые органы, чтобы уточнить все нюансы, а так же узнать график посещения.

Порядок оформления ООО и ИП – имеет различия, но пакет документов для них одинаковый.

В том случает, если фактический адрес использования ККТ юр лица не совпадает с юридическим, придется зарегистрировать обособленное подразделение (ссылка на статью «Как открыть обособленное подразделение в 2016 году»).

Если, вы планируете использовать ККТ в филиале, регистрировать ее необходимо в регионе нахождения филиала. Сотрудник, занимающийся регистрацией, должен иметь нотариально заверенную доверенность, подписанную руководителем организации и отмеченную печатью.

Аналогичным образом, даже если ККТ проходит регистрацию по месту нахождения, оформление происходит либо самим руководителем организации, либо лицом на которое должна быть выписана доверенность.

Регистрация подержанного кассового аппарата

По закону, разрешается использовать бывшую в употреблении кассовую технику. Приобрести ее можно в Центре технического обслуживания. Таким образом, можно значительно быстрее пройти регистрацию в налоговой службе. Если же приобретать аппарат у третьих лиц, необходимо будет снять ККТ с учета, т.к. она была оформлена на другого владельца и только после этого, начать оформлять документы для налоговой. Для снятия с учета кассовой техники, следует собрать следующий пакет документов:

• заявление по форме КНД 1110021;
• Кассовый аппарат;
• крайний Z-отчет;
• Сведения об отсутствии задолженности.

Похожие записи:

• Как супругам получить два вычета за одно жилье и вернуть до 520 000 рублей НДФЛ
• «Увеличение штрафа ничего не даст». Как распознать фальшивую страховку
• Льготы для неработающих пенсионеров в Москве в 2023 году