Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление служебной записки на командировку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформлением СЗ занимается сотрудник кадрового подразделения. За архивирование и контроль срока хранения отвечает он. Иногда такие обязанности поручаются секретарю или канцелярии. Например, хранением служебных записок о выполнении поручений руководства вправе заниматься секретарь руководителя.
Служебная записка на командировку удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он направлен, дату его приезда и возвращения из поездки. Ее оформляют, если:
- специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
- нет возможности документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.
Она нужна и для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в отъезде.
Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет:
- командировочное удостоверение;
- отчет о выполненных задачах;
- служебное задание.
Порядок оформления служебной записки на командировку
Отсутствие документов, которые подтверждают проезд до пункта назначения, зачастую возникает в том случае, если не используется общественный транспорт. К примеру, сотрудник может воспользоваться личным или служебным транспортным средством. Кроме того, также возможно использование машины третьих лиц, при этом командированный сотрудник может иметь доверенность или выступать в качестве пассажира.
Стоит учесть, что такой вариант передвижения в командировке допускается только в том случае, если имеется официальное разрешение руководителя компании, а также есть документы, подтверждающие реальное использование автомобиля во время командировки. К ним относятся счета с заправки, мойки, сервисов и прочего. При этом все точки и время должны совпадать с теми, которые указаны в распоряжении о командировке (соответствовать маршруту следования).
В записке на командировку излагаются только документально подтвержденные факты, поэтому к ней еще должен быть пакет расходных документов. Если их нет, даже заверенная принимающей стороной записка не может являться подтверждением дат или факта использования собственного, служебного, арендованного или одолженного транспорта. Важно все эти моменты продумать заранее, чтобы потом не возникло никаких проблем с оформлением командировки.
Как уже говорилось выше, в качестве дополнительного свидетельствования можно использовать документы, подтверждающие проживание. Конечно, они не скажут о точной дате выезда, но, смогут его подтвердить, так как сотрудник в указанное время находился в необходимой точке. Главное, чтобы и счета-фактуры, и сама служебка на командировку имели все требуемые сведения, печати, подписи и прочее, подтверждающее оригинальность документа.
Кто и когда должен заполнять служебную записку?
Служебная записка на командировку образца 2020-2021 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.
К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.
Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).
Сообщение об использовании своего транспорта
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.
Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
Служебная записка обязательно должна дополняться:
- путевым листом;
- квитанциями о произведенной оплате парковки;
- кассовыми чеками на топливо.
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
Положение о служебных командировках — образец 2020
- Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки
- Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
- Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки
- Описание в положении процесса направления в командировку
- Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020
- Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году
- Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы
- Положение о командировках про оплату суточных
- Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках
- Итоги
Где найти образец служебной записки?
Скачать форму служебной записки
Какие сведения отражаются в служебной записке?Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.
В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ).
В числе таких реквизитов:
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен
- название документа;
- наименование компании-работодателя;
- Ф. И. О. и должность командированного работника;
- дата составления документа;
- место и длительность командировки;
- список приложений;
- подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.
Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.
Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты. Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.
На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.
В каких случаях требуется?
В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно — например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.
Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.
Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.
Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.
Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.
По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.
При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.
В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.
Трудовой кодекс РФ
Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:
- сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
- сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
- сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:
- сотрудники до 18 лет;
- женщины беременные;
- сотрудники, работающие по ученическому договору;
- сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.
С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.
Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.
Последнее составляется при желании получить аванс на расходы, связанные с поездкой. После его написания бухгалтерия выдает деньги. По прибытии сотрудник обязан отчитаться о произведенных тратах, предоставив подтверждающие расходные документы.
Нужно ли составлять для получения возмещения командировочных расходов?
Законом на работодателя возлагается обязательство по выдаче работнику, направленному в служебную поездку, аванса на командировку (п. 10 Положения №749 и статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации). Как выдается аванс, читайте здесь.
Такая выплата производится бухгалтерией направляющего предприятия (организации) на основании соответствующего приказа руководства, а также заявления от самого командированного сотрудника и включает в себя суммы на покрытие проезда, проживания, суточных трат. Может выдаваться наличными или на карту командировочного лица.
Для получения выплат работником, направленным на выполнение служебного задания не по месту постоянной работы, начальник должен оформить приказ.
Как оформить служебное задание, читайте здесь.
Именно этот документ является главным основанием для выдачи средств из кассы компании или произведения безналичных перечислений на банковскую карту трудящегося.
Издается такой приказ перед поездкой и должен подаваться в бухгалтерию вместе с заявлением от сотрудника на получение аванса на командировочные расходы.
В представленном заявлении содержатся сведения о месте направления, датах поездки, данные о приказе о направлении, сумма аванса, необходимая к выдаче и конкретизирующая постатейные расходы смета.
Допускается оформление сметы отдельным документом, составленным уполномоченным на такие действия работником направляющего предприятия (организации (как правило, бухгалтера).
Служебная записка как отчет о командировке
В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:
- В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
- Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
- Краткий заголовок.
- Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов).
В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить. - Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Авансовый отчет и подтверждающие документы
Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).
Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (
Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.
Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:
- провести обучение или повышение квалификации сотрудника/сотрудников организации;
- поучаствовать в заседании, конгрессе, конференции;
- провести аудит филиала или иного удаленного структурного подразделения;
- транспортировать товарно-материальные ценности, пассажиров, груз и т.п.
Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.
За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.
Кто и когда должен составлять
В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.
Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.
Служебная записка на командировку — образец 2019, пример, форма
Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:
- Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
- Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
- Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
- Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
- Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
- Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
- Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
- Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.