Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счета бюджетного учёта и новые проводки в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.
Особенности бухучета подотчетных сумм для НКО
На основании сданного отчета бухгалтер НКО проводки по расчетам с подотчетниками:
- дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
- дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на правильный счет учета;
- дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.
Нормативное регулирование учета трансфертов
Приказом Минфина России от 21.12.2022 № 192н внесены изменения в приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления,… государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».
Приказом № 192н Единый план счетов бухгалтерского учета дополнен новыми счетами, ряд счетов удален, изменены названия некоторых счетов, расширена аналитика на некоторых счетах. Многочисленные изменения внесены в Инструкцию по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.
В частности, Приказом № 192н введена обязанность ведения учета расчетов по доходам от предоставления межбюджетных трансфертов, субсидий бюджетным и автономным учреждениям, грантов в форме субсидий по кодам целей, на которые предоставляются соответствующие средства.
Учет трансфертов по кодам целей в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
Рассмотрим изменения в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2, которые позволяют вести учет полученных трансфертов с условиями в соответствии с новым порядком.
Абзац девятый пункта 3 раздела «Общие положения» Инструкции № 157н дополнен следующим положением: «Аналитический учет расчетов по межбюджетным трансфертам, субсидиям бюджетным и автономным учреждениям, грантам в форме субсидий, субсидиям юридическим лицам, физическим лицам — производителям товаров, работ, услуг, иным физическим лицам, предоставляемым с условиями при передаче активов (далее — трансферты с условиями), осуществляется с дополнительным аналитическим признаком, идентифицирующим целевое назначение средств, предоставляемых с условиями при передаче активов (кодов целей) (при наличии)» (пп. 2 п. 3 Изменений, утв. Приказом № 192н).
Аналогичным положением дополнено описание счета 205 00 (п. 200 Инструкции № 157н).
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 начиная с версии 2.0.89 для учета расчетов по доходам от предоставления трансфертов с условиями по кодам целей добавлено субконто Виды целевых средств (типа справочник Виды целевых средств) на счетах:
-
205.51 «Расчеты по поступлениям текущего характера от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;
-
205.52 «Расчеты по поступлениям текущего характера бюджетным и автономным учреждениям от сектора государственного управления»;
-
205.53 «Расчеты по поступлениям текущего характера в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации от бюджетных и автономных учреждений»;
-
205.61 «Расчеты по поступлениям капитального характера от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;
-
205.62 «Расчеты по поступлениям капитального характера бюджетным и автономным учреждениям от сектора государственного управления»;
-
205.63 «Расчеты по поступлениям капитального характера в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации от бюджетных и автономных учреждений».
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом
Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.
Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.
Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги
Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:
· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;
· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).
Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.
Порядок работы с подотчетными лицами
На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:
- Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
- Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
- Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
- Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
- Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.
Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.
Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.
На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.
Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.
Как отчитаться за подотчет?
2 способа отчитаться за подотчет:
- авансовый отчёт — это документ, с помощью которого работник подтверждает расходы. Бланк авансового компания может быть использован как унифицированный, так разработанный компанией самостоятельно.
- ведомость или расходный кассовый ордер. Используется тогда, когда подотчетные средства выдавались на выплаты гонорара и т.п. физическим лицам.
С 1 июля 2019 года действуют новые требования к подотчетным документам.
- Бланки строгой отчетности становятся исключением. Абсолютное большинство организаций, оказывающих услуги, теперь должны выдавать чеки с QR-кодом, в которых прописаны все товарные позиции. Чеки с общей суммой покупки и бумажные бланки строгой отчетности уходят в прошлое. В качестве подтверждения расхода подотчетник должен предъявить кассовый чек. Выписывать бланки пока осталась возможность только у индивидуальных предпринимателей на патенте, и не по всем услугам, к тому же. Поэтому сотруднику нужно в абсолютном большинстве случаев требовать чек.
- С 1 июля 2019 года если подотчетник приобретает товары или услуги от имени юрлица или ИП, то в чеке должны быть указаны название, ИНН покупателя, страна производства изделия, номер таможенной декларации, сумма акциза.
Зачем принимать положение
Положение является внутренним документом компании. Оно, как и положение об авансовых отчетах, определяет порядок расчетов с подотчетниками (т.е. с сотрудниками организации, трудящимися на основе постоянного трудового договора или состоящих с предприятием в гражданско-правовых отношениях и получающие от работодателя деньги для осуществления расходов, связанных с нуждами фирмы). Следование указанным в положении правилам позволяет контролировать движение средств и их расходование по назначению.
Кроме того, положение определяет порядок составления документов, сопровождающих передачу денег сотруднику. Правильное оформление этих документов необходимо для регулирования налогообложения предприятия. В частности, положение 03-03-06/1/75343 от 01.10.2019 гласит, что с помощью правильно оформленных оправдательных документов подтверждаются расходы организации, что необходимо для корректного исчисления налога на прибыль компании.
Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета у бюджетников. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюджетных ассигнований.
Для организаций бюджетной сферы с 01.01.2022 года вступили в силу новые стандарты бухгалтерского учета для организаций государственного сектора:
-
федеральный стандарт «Биологические активы», утвержден приказом Минфина РФ от 16.12.2020 N 310н;
-
федеральный стандарт «Метод долевого участия», утвержден приказом Минфина РФ от 30.10.2020 N 254н;
-
федеральный стандарт «Консолидированная бухгалтерская (финансовая) отчетность», утвержден приказом Минфина РФ от 30.10.2020 N 255н;
-
федеральный стандарт «Сведения о показателях бухгалтерской (финансовой) отчетности по сегментам», утвержден приказом Минфина РФ от 29.09.2020 N 223н;
-
федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Бухгалтерская (финансовая) отчетность с учетом инфляции», утвержден приказом Минфина РФ от 29.12.2018 N 305н.
Данные Стандарты рекомендуем указать в Учетной политике на ряду с остальными нормативно-правовыми актами, в соответствии с которыми разрабатывается данный документ.
Рассмотрим применение данных Стандартов и какие изменения они повлекут в учетной политике.
Данным стандартом устанавливается порядок отражения финансовых активов, определенных для получения доходов от участия (инвестиций), в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности с применением метода долевого участия, а также требования к информации об инвестициях, раскрываемой в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. Стандарт применяется субъектами отчетности, которые наделены полномочиями по:
-
управлению имуществом публично-правовых образований;
-
заключению госконтрактов, предметом которых является выделение инвестиций.
Подотчет-2022: что подготовить уже сейчас
1. Федеральный закон от 01.07.2021 № 244-ФЗ «О внесении изменений в Бюджетный кодекс Российской Федерации и о приостановлении действия пункта 4 статьи 242.17 Бюджетного кодекса Российской Федерации».
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 24 ноября 2021 г. № 2024 «О правилах казначейского сопровождения».
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2021 г. № 2155 «Об утверждении общих требований к порядку осуществления финансовыми органами субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) казначейского сопровождения средств».
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2021 г. № 2483 «Об утверждении правил проведения бюджетного мониторинга и применения мер реагирования в целях недопущения финансовых нарушений участниками казначейского сопровождения».
5. Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2021 г. № 2479 «Об утверждении Правил выдачи (перевода, отзыва) казначейского обеспечения обязательств и сроков проведения органами Федерального казначейства операций с казначейским обеспечением обязательств».
6. Постановление Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2021 г. № 2261 «О случаях и порядке обмена информацией между Федеральным казначейством и органами, указанными в пункте 15 статьи 242.13-1 Бюджетного кодекса Российской Федерации».
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 декабря 2021 № 2271 «Об утверждении Правил экономического обоснования затрат».
8. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2021 г. № 203н «Об утверждении Порядка формирования и ведения классификатора признаков финансовых нарушений участников казначейского сопровождения» (зарегистрирован в Минюсте России 29 декабря 2021 г. № 66667).
9. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 2 декабря 2021 г. № 205н «Об утверждении порядка формирования идентификатора государственного контракта, договора (соглашения) при казначейском сопровождении средств» (зарегистрирован в Минюсте России 28 декабря 2021 г. № 66615).
10. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 10 декабря г.# 210н «О порядке ведения учета доходов, затрат, произведенных участниками казначейского сопровождения в целях достижения результатов, установленных при предоставлении целевых средств, по каждому государственному (муниципальному) контракту, договору (соглашению), контракту (договору)» (зарегистрирован в Минюсте России 29 декабря 2021 г. № 66677).
11. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 17 декабря 2021 г. № 214н «Об утверждении Порядка осуществления территориальными органами Федерального казначейства санкционирования операций со средствами участников казначейского сопровождения» (зарегистрирован в Минюсте России 29 декабря 2021 г. № 66676).
12. Приказ Федерального казначейства от 15 декабря 2021 г. № 40н «Об утверждении Порядка казначейского обслуживания операций со средствами участников казначейского сопровождения».
13. Приказ Федерального казначейства от 22 декабря 2021 г. № 41н «Об информировании Федеральным казначейством Центрального банка Российской Федерации о совершении казначейских платежей при казначейском сопровождении».
14. Приказ Федерального казначейства от 22 декабря 2021 г. № 43н «Об осуществлении территориальными органами Федерального казначейства проверок при осуществлении расширенного казначейского сопровождения в случаях, установленных Правительством Российской Федерации».
15. Приказ Федерального казначейства от 22 декабря 2021 г. № 44н «Об утверждении Порядка открытия лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства участникам казначейского сопровождения».
1) на основании:
государственных (муниципальных) контрактов, контрактов (договоров), заключаемых в целях приобретения услуг связи по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений, коммунальных услуг, электроэнергии, гостиничных услуг, услуг по организации и осуществлению перевозки грузов и пассажиров железнодорожным транспортом общего пользования, авиационных и железнодорожных билетов, билетов для проезда городским и пригородным транспортом, подписки на периодические издания, в целях аренды, осуществления работ по переносу (переустройству, присоединению) принадлежащих участникам казначейского сопровождения инженерных сетей, коммуникаций, сооружений, а также в целях проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий в соответствии с законодательством Российской Федерации о градостроительной деятельности, осуществления страхования в соответствии со страховым законодательством, в целях приобретения услуг по приему платежей от физических лиц, осуществляемых платежными агентами;
государственных (муниципальных) контрактов (контрактов), исполнителями которых являются государственные (муниципальные) казенные учреждения;
государственных (муниципальных) контрактов, исполнение которых подлежит банковскому сопровождению в соответствии с законодательством Российской Федерации;
контрактов (договоров), заключенных в рамках исполнения договоров (соглашений) о предоставлении субсидий (бюджетных инвестиций), по решению Правительства Российской Федерации;
2) в порядке возмещения недополученных доходов или возмещения фактически понесенных затрат в связи с производством (реализацией) товаров, выполнением работ, оказанием услуг;
3) за заслуги перед государством в области науки и техники, образования, культуры, искусства и средств массовой информации (гранты, кроме грантов, условиями предоставления которых установлено требование их использования после подтверждения на соответствие условиям и (или) целям, установленным при их предоставлении, гранты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, премии, стипендии и иные поощрения);
4) социально ориентированным некоммерческим организациям, а также иным юридическим лицам, указанным законом (решением) о бюджете;
5) в рамках исполнения государственного оборонного заказа:
в целях проведения операций, осуществляемых на отдельных счетах, открытых в уполномоченных банках в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»;
в целях обеспечения органов внешней разведки Российской Федерации средствами разведывательной деятельности;
в целях обеспечения органов федеральной службы безопасности средствами контрразведывательной деятельности, борьбы с терроризмом;
в целях обеспечения Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» товарами, работами, услугами по разработке, испытаниям, производству, разборке и утилизации ядерных боеприпасов и ядерных зарядов, обеспечению их надежности и безопасности на всех стадиях жизненного цикла, поддержанию базовых и критических технологий на всех стадиях жизненного цикла ядерных боеприпасов, ядерных зарядов, в том числе по обеспечению ядерной и радиационной безопасности, формированию государственного запаса специального сырья и делящихся материалов;
6) банкам и государственной корпорации развития «ВЭБ.РФ»;
7) Фонду перспективных исследований, источником образования которых являются субсидии из федерального бюджета в виде имущественного взноса Российской Федерации;
8) при реализации мероприятий, связанных с обеспечением деятельности Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;
9) в целях осуществления Федеральной службой охраны Российской Федерации проектно-изыскательских работ, капитального ремонта, строительства и реконструкции объектов капитального строительства в интересах объектов государственной охраны.
До 1 июля 2022 г. соглашения о предоставлении целевых субсидий заключаются отдельно по каждому коду целевой субсидии.
Если целевая субсидия предоставляется по нескольким КБК, то отдельные соглашения заключаются по каждому КБК.
С 1 июля 2022 г. после доработки системы «Электронный бюджет» будет обеспечена возможность заключения одного соглашения о предоставлении нескольких целевых субсидий, подлежащих казначейскому сопровождению.
Выдача денег в подотчет в бюджетном учреждении
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ). Иными словами, она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя. Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения и заверена печатью. Как правило, доверенность материально ответственному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Данная практика распространена при получении материальных ценностей, оплата которых производится посредством безналичных расчетов.
В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации и приобретает товар в порядке, предусмотренном договором розничной купли-продажи, доверенность не требуется. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые она по характеру своей деятельности должна осуществлять (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Поскольку нормы ТК РФ регулируют только трудовые отношения, в командировку могут быть направлены лишь работники организации (основные работники и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны (данные отношения регулируются ГК РФ).
Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
При направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему (ст. 168 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Расходы на такси относятся к иным расходам, связанным с командировкой. Они возмещаются в случаях, порядке и размерах, которые определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках, приведенным в приложении к учетной политике учреждения), а также при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения о командировках ). Документом, подтверждающим использование работником такси, служит квитанция, оформленная в соответствии с Приложением 5 к Постановлению Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом» (Письма Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549).
Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Вместе с тем, если указанные расходы осуществляются за счет средств соответствующих бюджетов, размеры их возмещения ограниченны. Так, нормы расходов на служебные командировки для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». В соответствии с пп. «в» п. 1 данного Постановления возмещение за счет средств федерального бюджета расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы производится в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
Изменения в авансовых отчетах в 2022 году
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
- название компании, где трудоустроен работник;
- Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
- выданная сумма;
- цели, для которых она предназначалась;
- перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
- размер остатка средств, если таковой имеется.
Какие изменения по «имущественным» налогам ожидают бухгалтеров
До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
БСО – бланки строгой отчетности, применяются при оказании услуг. БСО могут быть изготовлены:
- на кассовом аппарате — должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек;
- типографским способом – могут использоваться только в определенных случаях.
Товарный чек – документ, который подтверждает факт оплаты и отгрузки товара.
Его выдают:
- вместо чека ККТ – в отдельных случаях,
- наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров.
БСО, изготовленное типографским способом, а также товарные чеки могут заменить кассовые чеки в следующих случаях:
- До 1 июля 2021 года – ИП без найма на любом налоговом режиме, включая УСН, при оказании услуг или выполнении работ, а также торговле товарами собственного производства.
- После 1 июля 2021 года – ИП на патенте (кроме розницы, общепита и перевозок), а также ИП и юрлица при расчетах в удаленных и труднодоступных местностях.